本文從內(nèi)部控制是什么、內(nèi)控職責(zé)分離、誰對內(nèi)部控制負(fù)責(zé)、較好的內(nèi)部控制舉例、如何評估內(nèi)部控制幾個(gè)方面為你整理內(nèi)部控制常見問題。
1.什么是內(nèi)部控制？
內(nèi)部控制是靠組織的董事會成員、管理層和其他員工實(shí)現(xiàn)的過程。目的是為了合理地保證：
⑴經(jīng)營的效率性和效果性；
⑵財(cái)務(wù)報(bào)告的可信性；
⑶有關(guān)法律、規(guī)章的遵循性。
這些聽起來可能很復(fù)雜，但是如果董事會、高級主管甚至部門主管能合理地保證：
⑴理解組織、分部與部門的預(yù)期經(jīng)營目標(biāo)；
⑵報(bào)出的財(cái)務(wù)狀況或月份預(yù)算報(bào)告包含有可靠的數(shù)據(jù)；
⑶有關(guān)法規(guī)的遵循情況。
2.職責(zé)分離是內(nèi)部控制的基本要素嗎？
內(nèi)部控制既能在人數(shù)有限的小部門實(shí)施也能在人數(shù)眾多的大部門通過職責(zé)分離來實(shí)現(xiàn)。內(nèi)部控制包括五個(gè)相關(guān)的要素：
⑴控制環(huán)境：包括全體員工的正直性、道德價(jià)值觀及能力等要素。管理哲學(xué)及運(yùn)營風(fēng)格也是一個(gè)極為重要的因素。高級管理層及董事會的關(guān)注及引導(dǎo)以控制環(huán)境有著極在的影響。
⑵風(fēng)險(xiǎn)評估：每個(gè)組織或部門都面臨著各種外來的或內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)。管理層必須鑒別與管理這些相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)以實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。管理層也必須能處理與變化的經(jīng)濟(jì)、產(chǎn)業(yè)、規(guī)章及運(yùn)營環(huán)境相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。
⑶控制活動：控制活動是協(xié)助確保管理指令執(zhí)行的政策與程序。除了職責(zé)分離外內(nèi)部控制活動還包括批準(zhǔn)程序、授權(quán)、審核、確認(rèn)與復(fù)審等及資產(chǎn)安全。
⑷信息與勾通：必須在合適的時(shí)間與地點(diǎn)鑒別、取得及交流有關(guān)信息以使人們能履行自己的職責(zé)。這個(gè)要素對內(nèi)部控制來說是很重要的。它不僅包括產(chǎn)生經(jīng)營、財(cái)務(wù)與遵循性信息報(bào)告的信息系統(tǒng)而且包括員工、督導(dǎo)與高層管理層的日常交流過程。縱貫組織結(jié)構(gòu)、部門與分部的信息與交流也是極為重要的。
⑸監(jiān)督：事后評估內(nèi)部控制質(zhì)量的程序是必要的。可通過不間斷的監(jiān)督、單獨(dú)的評估或兩者結(jié)合來實(shí)現(xiàn)。不間斷的監(jiān)督包括管理層、督導(dǎo)的每天督導(dǎo)行為。管理層與內(nèi)部審計(jì)師則都可以進(jìn)行單獨(dú)評估。
3.誰對內(nèi)部控制負(fù)責(zé)？
不是由內(nèi)部審計(jì)部門對內(nèi)部控制負(fù)責(zé)。的確，內(nèi)部審計(jì)部門在扮演著一個(gè)重要的監(jiān)督角色并且會提出建議。但是，最終由董事長與高級管理者對內(nèi)部控制負(fù)責(zé)。部門主管與一般管理者僅具體到他們管轄范圍的內(nèi)部控制政策與程序負(fù)責(zé)。但是，在某種程度上，組織的每個(gè)員工在內(nèi)部控制系統(tǒng)中都是一個(gè)重要的角色。全體員工應(yīng)當(dāng)對運(yùn)營中向上勾通問題負(fù)責(zé)并且要遵循內(nèi)部的與外部的政策規(guī)章等。
4.較好的內(nèi)部控制舉例
以下列舉的幾條意味著內(nèi)部控制制較強(qiáng)。這些出現(xiàn)在你的部門中嗎？
⑴授權(quán)限制已經(jīng)明確界定并在整個(gè)部門中傳達(dá)；
⑵賬戶定期（核對）以使（與實(shí)際）相符。例如：月度應(yīng)付賬款報(bào)告當(dāng)與相關(guān)支持文檔相符；
⑶保證設(shè)備、存貨、現(xiàn)金及其它資產(chǎn)的實(shí)物安全。定期進(jìn)行盤點(diǎn)并與實(shí)物進(jìn)行核對；
⑷部門政策應(yīng)當(dāng)歸檔并對當(dāng)前的運(yùn)行進(jìn)行定期檢查。另外，部門政策須有效的向全體成員傳達(dá)。消趨勢應(yīng)迅速地被鑒定并報(bào)告；
⑸部門主管審查費(fèi)用相關(guān)的文檔，包括時(shí)間表，確定其完整性、準(zhǔn)確性及對相關(guān)政策程序遵循性；
⑹評估員工能力及其目標(biāo)到達(dá)程度；
⑺所有員工都接受合適的訓(xùn)練；
⑻規(guī)章制度變應(yīng)向所有合適的員工傳達(dá)；
⑼每月審查預(yù)算與實(shí)際的差異報(bào)告，匯報(bào)所有的消極差異；
⑽確定對單位目標(biāo)實(shí)現(xiàn)有重大影響的因素。資源在重要因素及非重要因素間合理分配。
5.你怎樣評估內(nèi)部控制
評估內(nèi)部控制的工具與方法很多。我們用下列模型評估內(nèi)部控制制度：
內(nèi)部控制目標(biāo)，風(fēng)險(xiǎn)因素，風(fēng)險(xiǎn)可能性，控制活動與控制評估。
評估內(nèi)部控制制度關(guān)鍵在于鑒別部門經(jīng)營財(cái)務(wù)及遵循性目標(biāo)。一旦目標(biāo)被鑒定就要確定所有存在的可能阻止目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素（即哪些地方會出錯(cuò)）。按高中低給和風(fēng)險(xiǎn)因素的可能性進(jìn)行排隊(duì)。最終評估（強(qiáng)、中、弱）是對控制活動管理風(fēng)險(xiǎn)因素的充分性作出判斷，給出風(fēng)險(xiǎn)的可能性。特別注意的是沒有任何內(nèi)部控制系統(tǒng)能徹底消除風(fēng)險(xiǎn)。另外，強(qiáng)有力的控制系統(tǒng)也不能確保部門目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。無論如何，它能幫助部門按其意圖運(yùn)行并避免陷阱。
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